Übernachtungspauschale, wenn der Arbeitgeber die Unterkunft stellt: Was dann noch geht

Die Frage kommt in jeder Lohnbuchhaltung irgendwann auf den Tisch, oft vom Mitarbeiter selbst: „Die Firma hat das Hotel bezahlt — kriege ich trotzdem die Übernachtungspauschale?“

Die kurze Antwort: Nein. Weder als Erstattung noch in der Steuererklärung. Die längere Antwort lohnt sich trotzdem, weil an gestellten Unterkünften drei andere steuerliche Fäden hängen, die gern übersehen werden.

Warum die Pauschale entfällt

Die 20-€-Übernachtungspauschale im Inland ist eine Vereinfachung für den Fall, dass der Mitarbeiter selbst Übernachtungskosten trägt und der Arbeitgeber sie ohne Belegprüfung abgelten will. Bucht und bezahlt die Firma die Unterkunft direkt — das Monteurzimmer, die Pension, das Hotel —, hat der Mitarbeiter keine Kosten. Wo keine Kosten sind, gibt es nichts zu erstatten und nichts abzusetzen:

• Keine steuerfreie Erstattung: Würde die Firma zusätzlich zur bezahlten Unterkunft noch 20 € pro Nacht zahlen, wäre das schlicht steuerpflichtiger Arbeitslohn.
• Keine Werbungskosten: In der Steuererklärung des Mitarbeiters zählen ohnehin nur tatsächliche, selbst getragene und belegte Übernachtungskosten — eine Werbungskosten-Pauschale für Übernachtungen existiert nicht (Ausnahme: die 9 € für Berufskraftfahrer mit Lkw-Übernachtung).

Die gute Nachricht für die Gegenrichtung: Die direkt gebuchte Unterkunft selbst ist steuerfreier Reisekostenersatz (§ 3 Nr. 16 EStG). Sie ist kein geldwerter Vorteil und taucht beim Mitarbeiter nirgends auf — solange es sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit handelt und die Kosten angemessen sind.

Faden 1: Das Frühstück kürzt die Verpflegungspauschale

Der häufigste Fehler bei gestellten Unterkünften. Die Übernachtungspauschale ist weg, aber die Verpflegungspauschale (14/28 € im Inland) bleibt — und die wird gekürzt, sobald eine Mahlzeit „vom Arbeitgeber veranlasst“ gestellt wird. Das Frühstück in der von der Firma gebuchten Pension gehört dazu:

• Frühstück: Kürzung um 20 % des Tagessatzes = 5,60 €
• Mittag- oder Abendessen: Kürzung um je 40 % = 11,20 €

Bei einer Halbpension in der Monteurunterkunft bleiben von 28 € also noch 11,20 € übrig. Wer das nicht kürzt, riskiert Nachforderungen bei der Lohnsteuerprüfung — und dafür muss die Abrechnung pro Person und Nacht wissen, welche Mahlzeiten die Unterkunft gestellt hat.

Faden 2: Die Grenze zur doppelten Haushaltsführung und die 48 Monate

Solange der Einsatz eine Auswärtstätigkeit ist (der Mitarbeiter hat weiter seine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb), gelten die Reisekostenregeln unbegrenzt der Höhe nach. Zwei zeitliche Grenzen sollten trotzdem im Kalender stehen:

• Drei Monate: Danach endet die steuerfreie Verpflegungspauschale am selben Einsatzort — die Unterkunft bleibt steuerfrei.
• 48 Monate: Ab dann sind Übernachtungskosten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur noch bis 1.000 € pro Monat steuerfrei, wie bei der doppelten Haushaltsführung.

Wird ein Mitarbeiter dauerhaft an den auswärtigen Ort versetzt, kippt die Bewertung ganz: Aus Reisekosten wird je nach Konstellation doppelte Haushaltsführung oder ein steuerpflichtiger Sachbezug „Wohnung“. Spätestens hier gehört der Fall zum Steuerberater.

Faden 3: Wer privat verlängert, mischt die Rechnung

Bleibt der Monteur nach Projektende übers Wochenende in der bezahlten Unterkunft, weil die Gegend schön ist, sind diese Nächte privat veranlasst. Die Firma darf sie nicht steuerfrei tragen. Sauber ist: private Nächte selbst zahlen lassen oder als Arbeitslohn versteuern. Das setzt voraus, dass erkennbar ist, welche Nächte dienstlich waren — Buchungszeitraum und Einsatzzeitraum müssen sich vergleichen lassen.

Was die Praxis daraus machen sollte

Für Betriebe, die ihre Leute in fremden Unterkünften unterbringen, laufen alle drei Fäden auf dieselben Grunddaten hinaus:

• Wer hat wann in welcher Unterkunft geschlafen?
• Waren Mahlzeiten enthalten — welche?
• Deckt sich der Zeitraum mit dem Einsatz?
• Wie lange läuft der Einsatz am selben Ort schon?

In accomodesk stehen diese Daten dort, wo geplant wird: Der Belegungsplan führt jede Nacht pro Person und Zimmer, der Personalverlauf jeder Buchung dokumentiert Wechsel und Verlängerungen. Die Lohnabrechnung kürzt dann nur noch — statt zu rekonstruieren.

Fazit

Stellt oder bezahlt der Arbeitgeber die Unterkunft, ist die Übernachtungspauschale vom Tisch — für die Firma wie für den Mitarbeiter. Steuerlich spannend bleiben stattdessen die Frühstückskürzung, die Fristen (3 und 48 Monate) und private Verlängerungen. Alles drei sind keine Steuerprobleme, sondern Datenprobleme: Wer die Belegung sauber führt, hat sie im Griff.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihr Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.