Übernachtungspauschale 2026: 20 € im Inland, neue Auslandssätze — was Arbeitgeber wissen müssen

Die Übernachtungspauschale ist eine der meistgenutzten und zugleich meistmissverstandenen Größen in der Reisekostenabrechnung. Der Grund: Es gibt nicht „die eine“ Pauschale, sondern drei verschiedene Regelwerke — je nachdem, ob der Arbeitgeber erstattet, der Mitarbeiter Werbungskosten absetzt oder die Reise ins Ausland geht.

Wer Monteure, Kolonnen oder Servicetechniker regelmäßig auswärts unterbringt, sollte alle drei kennen. Hier stehen die Zahlen für 2026 und die Regeln dahinter.

Die Kurzfassung für Eilige

• Inland, Arbeitgeber erstattet: 20 € pro Übernachtung, steuerfrei, ohne Beleg
• Inland, Mitarbeiter setzt selbst ab: keine Pauschale — nur tatsächliche, belegte Kosten
• Ausland: länderspezifische Pauschalen laut BMF-Schreiben, nur für die Arbeitgeber-Erstattung
• Arbeitgeber stellt oder bezahlt die Unterkunft: keine Pauschale, für niemanden
• Berufskraftfahrer mit Übernachtung im Lkw: zusätzlich 9 € pro Kalendertag

Die Beträge im Inland sind 2026 unverändert. Die im Koalitionsumfeld diskutierte Erhöhung der Reisekostenpauschalen aus dem Wachstumschancengesetz wurde nicht umgesetzt.

Inland: 20 € pro Nacht — aber nur als Arbeitgeber-Erstattung

Übernachtet ein Mitarbeiter beruflich auswärts in Deutschland, dürfen Sie ihm als Arbeitgeber pauschal 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten, ohne dass er einen Beleg vorlegt. Grundlage ist R 9.7 der Lohnsteuerrichtlinien.

Das klingt bequem, hat aber zwei Haken:

Haken 1: Die Pauschale gilt nur, wenn der Mitarbeiter tatsächlich Übernachtungskosten hatte. Schläft er kostenlos bei Verwandten oder im Fahrzeug, dürfen die 20 € trotzdem gezahlt werden — schläft er in einer Unterkunft, die Sie als Firma gebucht und bezahlt haben, nicht. Dann sind seine Kosten null, und eine Erstattung von null Kosten ist Arbeitslohn.

Haken 2: 20 € decken selten die Realität. Ein Monteurzimmer kostet je nach Region 25 bis 60 € pro Nacht, ein Hotel zur Messezeit ein Mehrfaches. Deshalb läuft es in der Praxis bei Montage- und Baufirmen fast immer andersherum: Die Firma bucht und bezahlt die Unterkunft direkt, und die Pauschale spielt keine Rolle. Was das steuerlich bedeutet, steht ausführlich im Beitrag Übernachtungspauschale, wenn der Arbeitgeber die Unterkunft stellt.

Statt der Pauschale können Sie immer die tatsächlichen Kosten gegen Beleg steuerfrei erstatten — nach oben offen, solange die Rechnung beruflich veranlasst und angemessen ist.

Werbungskosten: Hier gibt es keine Übernachtungspauschale

Ein weit verbreiteter Irrtum: „Wenn die Firma nichts zahlt, setze ich eben 20 € pro Nacht in der Steuererklärung ab.“ Das geht nicht. Beim Werbungskostenabzug erkennt das Finanzamt nur tatsächliche, nachgewiesene Übernachtungskosten an. Die 20-€-Pauschale ist ein reines Erstattungsinstrument des Arbeitgebers.

Einzige Ausnahme: Berufskraftfahrer, die in der Kabine übernachten, dürfen seit 2024 pauschal 9 € pro Kalendertag ansetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG) — für Duschen, Toiletten und Ähnliches an Raststätten. Ob die 9 € auch an An- und Abreisetagen ohne Lkw-Übernachtung gelten, liegt derzeit beim Bundesfinanzhof (Az. VI R 6/25).

Ausland 2026: Neue Pauschalen seit dem 1. Januar

Für Auslandsreisen legt das Bundesfinanzministerium die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen jährlich pro Land fest. Für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (IV C 5 – S 2353/00094/007/012), anzuwenden ab dem 1. Januar 2026. Viele Übernachtungspauschalen sind gegenüber 2025 gestiegen; ein Beispiel: Amsterdam liegt 2026 bei 167 € pro Nacht.

Drei Regeln, die bei Montageeinsätzen im Ausland regelmäßig relevant werden:

1. Die Auslandspauschale gilt nur für die Arbeitgeber-Erstattung. Als Werbungskosten zählen auch im Ausland nur belegte Kosten.
2. Maßgeblich ist das Land, das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde. Bei der Anfahrt über mehrere Länder entscheidet also der Übernachtungsort.
3. Fehlt ein Land in der Tabelle, gilt der Satz für Luxemburg.

Die vollständige Ländertabelle steht im BMF-Schreiben auf bundesfinanzministerium.de. Für Einsätze in den Nachbarländern lohnt der Blick doppelt, weil dort auch die Verpflegungspauschalen deutlich über den deutschen Sätzen liegen — die Übersicht dazu steht im Beitrag Auslöse bei Montage.

Übernachtung mit Frühstück: die Kürzung nicht vergessen

Steht das Frühstück mit auf der Hotelrechnung oder stellt der Arbeitgeber es, wird nicht die Übernachtungspauschale gekürzt, sondern die Verpflegungspauschale des Mitarbeiters: um 20 % des Tagessatzes, im Inland also um 5,60 €. Ein gestelltes Mittag- oder Abendessen kürzt um je 40 % (11,20 €).

In der Praxis heißt das für die Buchhaltung: Bei jeder Unterkunft muss bekannt sein, ob Frühstück inklusive war — pro Person und pro Nacht. Bei drei Pensionen, zwei Verlängerungen und wechselnder Besetzung ist genau das der Punkt, an dem Excel-Listen zerbrechen.

Langzeiteinsätze: die 48-Monats-Grenze

Bleibt ein Mitarbeiter länger als 48 Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, dürfen Übernachtungskosten im Inland nur noch bis 1.000 € pro Monat steuerfrei erstattet werden — analog zur doppelten Haushaltsführung. Für typische Montage- und Bauprojekte mit Monaten statt Jahren Laufzeit spielt die Grenze selten eine Rolle, bei Dauerstellen (etwa im Anlagen-Service) sollte sie im Kalender stehen.

Was davon Ihre Unterkunftsplanung wissen muss

Die steuerlichen Regeln entscheiden sich an Fragen, die eine saubere Belegungsplanung nebenbei beantwortet:

• Wer hat in welcher Nacht wo geschlafen? (Grundlage jeder Erstattung)
• War Frühstück dabei? (Kürzung der Verpflegungspauschale)
• Hat die Firma gezahlt oder der Mitarbeiter? (Pauschale ja/nein)
• Seit wann läuft der Einsatz am selben Ort? (Dreimonatsfrist, 48-Monats-Grenze)

accomodesk beantwortet die ersten Fragen aus dem Belegungsplan heraus: jede Unterkunft, jedes Zimmer, jede Nacht mit Namen. Die Steuer bleibt bei Ihrer Lohnabrechnung — aber sie bekommt endlich verlässliche Daten.

Fazit

2026 bringt im Inland keine neuen Zahlen: 20 € pauschale Arbeitgeber-Erstattung, tatsächliche Kosten gegen Beleg, keine Werbungskosten-Pauschale. Neu sind die Auslandssätze aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Wer Teams auswärts unterbringt, braucht vor allem eins: eine lückenlose Antwort auf die Frage, wer wann wo geschlafen hat — der Rest ist Rechenwerk.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Einzelfall gibt Ihr Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.